県協会_運営: 大会運営の改善提案

2023-7-総務員会への提示

c　２０２３−７−１５　小田桐（HP担当）　

改善提案

大会・協会書類を共有書類(*)に変換し、大会、協会運営の改善を図る。

まずは、総務委員会内数名で　IT委員会を立ち上げ　何ができるか検討する。

検討書類例は下記

◆参加申込書　（限定公開）

関東ブロック選手権選考会の申込書例　　　選手権大会例　はつらつ大会

効果：

各市協会が自協会の選手を書き込むため誤りが少ない。参加者名簿作成が簡単に作成可能

◆　役員動静書類　　　　

県協会役員大会　出欠簿　（大会運営　役員名簿作成　基礎資料）

効果：

理事が直接書き込むため最新のデータを全員が確認　（協会運営ブログで常時変更受付）

◆　大会実行書類　

大会実行確認チェック表(シングルス大会）　（分担の明確化、　進捗管理）　

効果：

大会運営の進捗状況を共有できる。この書類には具体的な担当者を記載することでその担当が自分の進行状況を書き込む事が可能、更に詳細の資料（共有書類）をリンクすることで全員がその内容を把握できる。

◆議事録

例）第一回総務委員会の議事録の議事録

効果：

複数の理事が共同で作成可能、完成後の承認依頼スムーズに進む。最後はPDF化して「共有書庫」に保存する。

◆ブログ形式で全書類の参照

協会運営ブログ

理事会の例：　過去の理事会　　大会実行の例；　シングルス大会

効果:

大会別に　1ページを割り当てる。　　　　　　(対象大会のすべての書類書類を一元管理）

会議ごとに1ページを割り当てる。

理事会等の会開催時に検討項目毎参加者に事前に読んで貰うことでスムーズ進める。

◆協会からの書類を下記書庫（google Drive ; オーナー：　admin@kbta.jp )

協会書庫

この中の一部の書類を県HP（ブログ群）でリンクして使用しています。(限定公開）

この書庫のデータは過去メール添付等で小田桐宛に来たデータがすべて保存されています。

(過去のの書類の参照、再利用）

◆協会カレンダーの作成

県協会総務カレンダー

現在事業計画記載の行事だけですが、他の予定（指導部関連、関東B 　全国関連）を入力する

　＊＊＊＊＊＊　　仕組み　＊＊＊＊＊＊

(*1) 今回使用する共有書類は、ブラウザから利用する無料のサービス（ google社のサービス）で共同編集可能な書類　（google Document or Spredsheet 等）

下記の動画で共有書類を説明しています。https://www.youtube.com/watch?v=tLSp445fV24&list=PLHv_165v6sJTWoWob94YmYTPb3dn4_RtJ&index=9

メールの添付で書類を関係者に送って、メール発信者が対象書類に訂正を加えて再送した場合中身違う書類が出来上がり何が最新版なのかわからなくなる。変更がない(すべきでない書類）のみメール添付で送るべきとと思う。共有書類の場合複数存在しない。

共有書庫内の書類を閲覧できる場合、その書類をコピーした場合その書類のオーナーになる。

書類の保存庫として利用する他に、いくつか応用例可能と思われます。

◆大会プログラム作成での利用

例えば、選手権大会の場合、　a)表紙、b)役員名簿、c)大会要項、d)ドロー表、e)時間割から成り立っています。作成者が複数に渡っています。共同編集が必要な書類で最終的には印刷される書類です。印刷する前にＰＤＦ化しておくことで　複数のメンバーでチェックしあうことができます。

※PDF Mergyの利用で複数のＰＤＦを一個のＰＤＦに可能　

WEB APP

（googleドキュメントでa)表紙、b)役員名簿、c)大会要項　作成、googlスプレッドシートで　d) ドロー表、e )時間割を作成し夫々PDF化してマージ）

◆参加申込書　（限定公開）

現在手書き（またはエクセル表）で各支部協会が参加者を募り事務局に申し込んでいます。　協会のgドライブに　申し込み書（白紙）を保存し、各支部協会にネット上で書き込むことで、誤り防止、紙代、通信費　さらに事務局側の作業が大幅に減じることができます。

※googlスプレッドシートで作成した例： (各支部協会の事務局にアクセス権限付与）

関東ブロック選手権選考会の申込書例

（この書類の設定は「全ての匿名ユーザー編集可、書類のアクセス履歴をオーナーはチェック、復元が可能、　HPの大会のお知らせにリンク）

◆　大会運営共有書類　（特定メンバー（県理事）のみアクセスできる書類）

県協会役員大会　出欠簿　（大会運営　役員名簿作成　基礎資料）

大会実行確認チェック表　（分担の明確化、　進捗管理）　

・・・・・・・・・・・・

◆HomePage 関連書類　（一般公開）　　

HPを通じて協会全会員が閲覧　－－－　県協会HP経由で利用

※上記の書類は　全てgoogleドライブの（HomePageフォルダー）に保存。

◆協会運営関連書類　（限定公開）　　各理事で情報共有が目的です。

協会運営の全理事がアクセス　－－－　協会運営ブログ　(*1 )で協会運営理事に公開

主な書類：　　理事会議事録　各委員会議事録、　大会運営実行書類、　　規約　等

※上記の書類は全理事に対して　過去理事会で配布、総務委員長（県協会事務局）からメール等で配布されている書類。

*1: このブログはHP担当が、県協会から　メール（添付）で送られてきた書類を見やすくするためにHP担当が作成しています。

協会運営ブログについて

目的　：

大会運営　、理事会書類,、共通書類を全理事で共有し情報伝達の漏れを防ぐ。
複数の理事で共有　(個別のＰＣからネットへ）　協働編集を行う。
ブログは限定公開書類とする。マル秘情報は掲載しない。

ブログの画面

神奈川県バウンドテニス協会

(表示部分）

大会名

　　　日時　実施場所

要決定事項(★）

　実施項目　担当　進捗管理

総務委員長

参加者名簿(★）

大会プログラム(★）

その他関連書類(★

成績表

予算・実算（会計主管）

結果表　〈★）

HP関連

　HP開催案内　（〇）

　HP試作　〇

写真集（協会写真保存庫）

関係委員

コメント(理事書き込み可）

(目次）

事業計画
動静表(★）
理事会

大会

大会１
大会２
大会３

カレンダー

共通書類

委員会資料

書庫

(クリックで左側に表示）

ブログの起動方法　　

URL:　　http://kbta-manage.blogspot.com/　

県HP(管理用ページ）からも起動できます。パスワード　kbta-manage

閲覧できる県協会関係者

県協会理事　
関係者（主管協会）

書き込みできる理事

総務委員長、理事長
HP担当　小田桐、吉澤）

主な使用目的

大会関連ページ：　原則　一大会一ブログページとする。　(大会関係書類リンク）

ひな形ページ　　　最初にHP担当が新規投稿　（大会TPO、HPお知らせ　関係書類名　）

主な関係書類　(ブログページにリンク）

大会要検討事項（　実施項目、　担当の委員会及び責任者）
大会参加者名簿　　総務担当作成
大会プロぷラム(前半）　総務
大会プログラム（タイムスケジュール　ドロー表　参加者名簿）　他委員会
その他共有書類　（　賞品　各種連絡事項、会計関連　総務・理事長　メモ）

理事会関連：

理事会協議事項　(理事長からのメール案内内容）
理事会開催に必要な書類
議事録（PDF）　その他ペンデング事項記載

HP関連

HP・おしらせ(要項書　申込書）
HP・結果（　公開成績表　写真(コラージュ、入賞者写真）

目次項目

事業計画書　　(詳細）
理事動静書　（共有書類）　　　管理　理事長、総務委員長
公開カレンダー(協会、総務）総務カレンダーは　総務委員長、理事長書き込み）
その他共通項目　(委員会名簿、大会備品　年間横断幕作成　etc ）

その他

　　コメントは各理事書き込み可　(例えば　反省　指摘事項　

※関係書類とは

google Document (spredSheet)　(★）ブログ(〇）,PDF(P)　　　限定公開とする。

★具体的な実施項目

総務委員長、理事長に投稿権(管理権)付与　　（HP担当が実施）
大会案内がHP掲載時に　大会ひな形投稿(HP担当）　総務委員長、理事長編集可
総務委員長(代行：HP担当）が関係書類(白紙）をリンクし　追記する
Bloggerおよび google Document (spredSheet)の作成方法の練習

since 2017-1-16

G Suite利用による大会運営

大会運営は　下記のような、大量の書類、沢山の理事で運営されてます。

従来の方式と　Ｇｓｕｉｔｅサービス利用による方式の違いを表にまとめると下記のようになります。

	従来方式	Ｇｓｕｉｔｅ方式
書類の保存先	各担当理事の　ＰＣ	クラウド（　gドライブ）-(link)-協会運営ブログ
共同作業は	書類を作成　メール印刷　　修正　（会議主体で運営）	共有書類で　共同編集　（印刷コストを減）　（ネットで運営）　（会議の回数減）　コスト減

大会運営の流れ

	作業項目	関連書類名	G suiteサービス
１	要項の決定	開催要項書	gDoc　or　 gSH
２	参加者募集	HP公開（告知、オンライ入力　）　参加申込書	gBlog gDoc
３	参加者とりまとめ	Ｈ参加者名簿　ドロー表　時間割表	gSH
４	予算作成	予算表、賞品　。。。。	gSH gDoc
５	大会プログラム	表紙・大会要項・役員構成　参加者（ドロー表）	gSH (Doc) 　PDF-Margy
６	大会実行確認	確認書チェック表、関連書類	gSH (Doc)
７	大会実行	大会運営各種書類　写真	gSH (Doc)
８	大会結果まとめ	実算表　成績表　写真編集	gSH gPICASA
９	ＨＰ掲載	Blogページ（コメント写真・成績表）　＆　審査　公開	gBlog

協会運営ブログ（大会実行書類）　　県協会＿運営（Ｂｌｏｇｇｅｒ）

　　　全会員＜=（ＨＰ告知）= 「開催要項書」＜==(検討・変更）==「前回大会の要項書」

支部事務局=（ＨＰ)=＞「参加申込書」　 ===（名簿作成）==＞「参加者名簿」　　　　　　

　　　　　　　　　　「参加者名簿」 =（ドロー会議） =＞「ドロー表」「時間割り」　　　　

　　　　　　　　　　　　（作成プログラム） [PDF化] 　　「プログラムＰＤＦ」

「表　紙」

「大会要項」

理事「理事出欠表」=＞「役員構成」

　　　　　　　　　　　　　　「参加者（ドロー表）」＜==　「前回大会のドロー表」

　　　　　　　　　　　　　　「時間割」

理事（会計）=検討）=＞「予算表」　 =（前渡金）=>主管協会（会計）

　　　　　　　　　（大会運営書類）

　　　　　　　　　　　「プログラムＰＤＦ」　==　（チェック）(印刷）　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「参加受付簿」＜== (受付簿作成）===「参加者名簿」

　　　　　　　　　　　　「賞品手配書」＜== 「参加者名簿」　

　　　　　　　　　　　　「大会掲示物」＜== 「参加者（ドロー表）」

　　　　　　　　　　　「役員弁当」＜== 「役員構成」　　　　　　　　　　　

「会場レイアウト」

　　　　　　　「プラカード用協会名」　==＞（印刷依頼）

　　　　　　　「横断幕」 ==＞（印刷依頼）

　　　　　　　　　　　　　（　大会実行　）

　　　　「当日分担表」＜==「役員構成」

　　理事＜=（印刷）＝　「大会成績表」＜==（成績表作成）==「大会掲示物」

　　全会員＜＝（ＨＰ）＝「大会写真」　＜＝（写真編集選択）==（撮影）

　　理事＜＝（印刷）＝「決算書」＜==（会計とりまとめ）　理事（会計）

　　　理事＜＝（印刷）＝「反省事項」＜==　（反省会）

　　　　　　　　　　「その他書類」　　

記号説明　「。。」:　共有書類　

保存場所　協会Gdrive￥協会運営（フォルダー）￥大会名（フォルダー）

　　　　　　　　　　（オーナーは編集権所有者、閲覧権　の付与権あり）

　アクセス方法　全県会員（ＨＰ経由・一般公開）　、理事（協会運営プログ経由・限定公開）

2017年10月29日日曜日

大会運営の改善提案